Bedrijfstelefoonboek

Wat is het Bedrijfstelefoonboek?

Het Bedrijfstelefoonboek is een gedeeld contactenboek binnen uw organisatie. Gebruikers kunnen contacten aanmaken, importeren en — indien gewenst — delen met de gehele organisatie. Zo heeft iedereen altijd toegang tot dezelfde, actuele contactgegevens.

1. Telefoonboek openen

Navigeer in het UC-panel via het linkermenu naar Telefoonboek. Hier ziet u een overzicht van alle contacten met de kolommen Naam, Bedrijf/Rol, Telefoonnummer, E-mail en Labels en groepen.

De kolom Labels en groepen toont twee soorten informatie:

• Labels – via welke CRM-integratie het contact is binnengekomen.

• Groepen – of een gebruiker in een groep is ingedeeld op het platform. Dit is alleen van toepassing als er groepen zijn ingericht binnen uw organisatie.

Is het telefoonboek leeg? Dan zijn er nog geen contacten aangemaakt of geïmporteerd.

2. Een contact handmatig aanmaken

Stap 1 – Klik op + Toevoegen Rechtsboven in het Telefoonboek-scherm.

Stap 2 – Vul de contactgegevens in

• Voornaam en Achternaam

• Bedrijfsnaam

• Functienaam

• Telefoonnummers – Kies een type (Mobiel, Office, enz.) en voer het nummer in. Het nummer moet uit 9 tot 15 cijfers bestaan en beginnen met een landcode (bijv. +31 6 12345678).

• E-mailadressen – Kies een type (Overige, Office, enz.) en voer een geldig e-mailadres in.

Velden met een rood kader bevatten een fout; corrigeer deze vóór het opslaan.

Stap 3 – Optioneel: Bijwerken in bedrijfstelefoonboek Zet de schakelaar Bijwerken in bedrijfstelefoonboek aan om het contact te delen met de gehele organisatie. Staat de schakelaar uit, dan is het contact alleen voor u zichtbaar.

Stap 4 – Klik op Contact aanmaken Het contact verschijnt nu in de lijst. U ziet een bevestigingsmelding: "Contact is toegevoegd".

💡 Tip: Via het sterpictogram (⭐) achter een contact kunt u een contact als favoriet markeren. Via het potloodpictogram (✏️) opent u het contact om het te bewerken.

3. Contacten importeren via Excel/CSV

U kunt een grote lijst met contacten tegelijk importeren via een .CSV, .XLS of .XLSX bestand.

Stap 1 – Klik op Importeer... Rechtsboven in het Telefoonboek-scherm.

Stap 2 – Upload uw bestand Sleep uw bestand naar het uploadvenster of klik op Bestandsbeheer openen om het bestand te selecteren. U kunt ook eerst op Voorbeeld... klikken om de juiste opmaak te zien.

Stap 3 – Klik op Opslaan De contacten worden ingeladen in het telefoonboek.

Vereiste bestandsopmaak

Het importbestand moet de volgende kolommen bevatten:

⚠️ Let op: Het derde veld (true of false) geeft aan of dit het primaire nummer/adres is. Elk contact kan meerdere nummers en adressen hebben, gescheiden door een puntkomma (;).

Download het voorbeeldbestand via de knop Voorbeeld... in het importvenster voor een kant-en-klare template.

4. Contacten filteren

Klik op Filteren (rechtsboven) om de weergave te beperken tot een bepaalde groep:

• Allen – Alle contacten

• Belplan – Contacten gekoppeld aan een belplan

• Collega's – Interne medewerkers

• Bedrijfstelefoonboek – Contacten gedeeld met de organisatie

5. Een contact bewerken of verwijderen

Klik op het potloodpictogram (✏️) achter een contact om het te openen. Pas de gewenste gegevens aan en klik op Contact bijwerken.

Wilt u een contact verwijderen? Klik op de rode knop Verwijderen onderin het bewerkingsvenster en bevestig de actie.

6. Beheer via Qaller (iOS)

Naast het UC-panel kunnen contacten ook worden toegevoegd via de Qaller-app (Beta, iOS build 5.2.3). De contacten die u daar aanmaakt worden gesynchroniseerd met het Bedrijfstelefoonboek in het UC-panel.

7. Beheerdersinstellingen – Wie mag het Bedrijfstelefoonboek beheren?

Standaard mogen alle gebruikers contacten toevoegen aan het Bedrijfstelefoonboek. Als beheerder kunt u dit beperken zodat alleen beheerders wijzigingen kunnen aanbrengen.

Stap 1 – Ga naar het Company Panel Log in als beheerder en open de beheeromgeving.

Stap 2 – Navigeer naar Instellingen → Algemene instellingen

Stap 3 – Zoek de sectie Beheer Bedrijfstelefoonboek Hier vindt u de optie: "Alleen beheerders kunnen wijzigingen aanbrengen in het bedrijfstelefoonboek".

Stap 4 – Zet de schakelaar op Ja Vanaf dat moment kunnen alleen beheerders het Bedrijfstelefoonboek beheren. Gewone gebruikers kunnen contacten nog wel inzien, maar niet meer toevoegen of bewerken in het gedeelde telefoonboek.

⚠️ Let op: Gebruikers kunnen nog steeds persoonlijke contacten aanmaken. Alleen het toevoegen aan het gedeelde Bedrijfstelefoonboek wordt beperkt wanneer deze instelling is ingeschakeld.